Der Frachtbrief eines Autos ist ein wichtiges Dokument. Zuallererst ist es eine Garantie dafür, dass das Auto technisch einwandfrei ist. Es wird auch für einen Finanzbericht eines Staatsunternehmens und eines Privatunternehmers benötigt. Laut Frachtbrief wird der Betrieb des Autos und dementsprechend die Kraftstoffkosten nachvollzogen, was sich weiter auf die Steuerhöhe auswirkt. Daher wird das Ausfüllen des Frachtbriefs dem Disponenten und Mechaniker anvertraut.
Anleitung
Schritt 1
Der Frachtbrief wird vor Beginn des Arbeitstages oder der Schicht in der Regel für den aktuellen Tag ausgestellt. Auf dem Formblatt des Frachtbriefes in der oberen linken Ecke ist der Firmenstempel angebracht.
Der Frachtbrief erhält eine Serie und Nummer, das Ausstellungsdatum des Frachtbriefs wird festgehalten (zB 06. Januar 2008). Diese Daten werden aus dem Fahrtenbuch zur Ausstellung von Frachtbriefen entnommen. Darin muss der Fahrer unterschreiben, um dieses spezielle Blatt zu erhalten.
Schritt 2
Die Spalte "Marke" gibt die Marke gemäß TCP an. Dann wird das staatliche Nummernschild erfasst, die Garagennummer (falls vorhanden) gesetzt.
Als nächstes werden der Nachname (vollständig), Name und Patronym (Initialen) des Fahrers, seine Personalnummer (für staatliche Unternehmen) geschrieben. Unten ist die Führerscheinnummer, Klasse.
In der Spalte "Lizenzkarte" wird die fehlende Karte (Standard oder limitiert) durchgestrichen, die Daten der bestehenden werden geschrieben: Registriernummer, Serie und Nummer.
Schritt 3
Unter der Zeile "Das Auto ist technisch einwandfrei" wird der Tachostand zum Zeitpunkt der Abfahrt des Autos und die Überprüfung des technischen Zustands durch einen Mechaniker angezeigt. Nach der Überprüfung setzt er seine Unterschrift und lässt das Auto los. Der Fahrer unterschreibt, dass er das Auto in gutem Zustand angenommen hat.
Schritt 4
Der Auftrag wird dem Fahrer schriftlich erteilt. Es gibt die Organisation an, der das Auto zur Verfügung gestellt wird, die Lieferadresse. Der Disponent erfasst den Zeitpunkt des Verlassens der Garage (Stunden, Minuten), setzt seine Unterschrift und entschlüsselt die Unterschrift. Im Abschnitt "Kraftstoffbewegung" gibt der Mechaniker die Kraftstoffmarke, seinen Code, die abgegebene Kraftstoffmenge gemäß Betankungsblatt und den Rest nach Abschluss der Aufgabe der vorherigen Schicht an. Am Ende des Fahrzeugbetriebs wird die Restkraftstoffmenge in der Spalte „Restkraftstoff bei Rückgabe“erfasst.
Anhand dieser Daten wird der tatsächliche Kraftstoffverbrauch berechnet, der in der entsprechenden Zeile festgehalten wird. Der Kilometerstand gilt als Verbrauch zum Tarif. Die Differenz zwischen diesen beiden Daten wird in der Spalte „Einsparungen“bzw. „Überschreitungen“festgehalten.
Schritt 5
Der Mechaniker nimmt das Auto, notiert bei der Rückkehr in die Werkstatt den Tachostand auf dem Frachtbrief und unterschreibt. Der Fahrer unterschreibt, dass das Auto übergeben wurde.
Die Vorderseite ist mit dem Siegel des Unternehmens zertifiziert.
Schritt 6
Auf der Rückseite des Frachtbriefes wird die Arbeit während der Schicht entziffert, was durch die Unterschrift der Person bestätigt wird, der das Auto zur Verfügung gestellt wurde.
Die letzte Zeile berechnet die Anzahl der Stunden in der Reihenfolge, die Anzahl der gefahrenen Kilometer.
Der Buchhalter des Unternehmens führt die Berechnung des Fahrerlohns durch, setzt seine Unterschrift und entschlüsselt die Unterschrift.
